Nhiệm vụ - Quyền hạn - Trách nhiệm của Quản lý, Nội bộ
Trách Nhiệm Của Quản Lý Phòng Nhân Sự Hành Chính
30
Th10
Th10
Tuyển dụng và Tuyển chọn
| NỘI DUNG | TRÁCH NHIỆM CỤ THỂ |
| Xác định nhu cầu tuyển dụng | – Tương tác với các phòng ban để hiểu nhu cầu tuyển dụng. – Đồng thời phối hợp với quản lý để xác định số lượng và yêu cầu kỹ năng cho Chuyên viên cần tuyển. |
| Đăng tuyển và thu thập hồ sơ | – Chuẩn bị mô tả công việc và yêu cầu tuyển dụng dựa trên thông tin từ các phòng ban. – Đăng tuyển và thu thập hồ sơ từ ứng viên quan tâm. |
| Phân loại hồ sơ và lựa chọn ứng viên | – Sàng lọc hồ sơ dựa trên tiêu chí xác định để lựa chọn ra danh sách ứng viên tiềm năng. – Tham gia vào quá trình phỏng vấn và lựa chọn ứng viên phù hợp. |
| Quá trình phỏng vấn và lựa chọn | – Thực hiện phỏng vấn cá nhân và nhóm với ứng viên để đánh giá kỹ năng, kinh nghiệm và phù hợp với văn hóa tổ chức. – Đóng góp ý kiến vào quá trình lựa chọn Chuyên viên. |
| Quá trình đưa Chuyên viên mới vào công ty | – Chuẩn bị quy trình và giấy tờ liên quan đến quá trình tuyển dụng và đào tạo. – Hỗ trợ thủ tục và giúp Chuyên viên mới hòa nhập vào môi trường làm việc. |
Đào tạo và Phát triển
| NỘI DUNG | TRÁCH NHIỆM CỤ THỂ |
| Xác định nhu cầu đào tạo và phát triển | – Liên hệ với các bộ phận và quản lý để hiểu nhu cầu đào tạo và phát triển của nhân viên. – Thực hiện khảo sát hoặc phân tích để xác định các kỹ năng và kiến thức cần cải thiện. |
| Lập kế hoạch đào tạo | – Xây dựng kế hoạch dựa trên nhu cầu và mục tiêu tổ chức. – Xác định các chương trình đào tạo, hình thức học tập và thời gian thực hiện. |
| Lựa chọn nhà cung cấp đào tạo | – Nghiên cứu và xác định các nhà cung cấp đào tạo có uy tín và phù hợp với nhu cầu của tổ chức. – Đàm phán hợp đồng hoặc thỏa thuận với nhà cung cấp về các điều khoản và điều kiện đào tạo. |
| Tổ chức và quản lý khóa đào tạo | – Chuẩn bị các tài liệu đào tạo và thông báo cho nhân viên về các khóa học hoặc chương trình đào tạo. – Theo dõi sự tham gia và thực hiện của nhân viên trong các hoạt động đào tạo. |
| Theo dõi và đánh giá kết quả đào tạo | – Theo dõi tiến độ và đánh giá kết quả sau các khóa đào tạo. – Thu thập phản hồi từ nhân viên và quản lý để đánh giá hiệu suất của chương trình đào tạo. |
| Xây dựng chương trình phát triển cá nhân | – Phân tích nhu cầu và xây dựng các chương trình phát triển cá nhân dựa trên sự phát triển nghề nghiệp của từng nhân viên. – Hỗ trợ việc xây dựng kế hoạch phát triển sự nghiệp cho từng cá nhân. |
| Khuyến khích học tập liên tục và phát triển cá nhân | – Tạo môi trường thúc đẩy việc học tập và phát triển cá nhân liên tục. – Khuyến khích nhân viên tham gia vào các hoạt động học tập bổ sung và tự học. |
| Đảm bảo tích hợp vào chiến lược tổ chức | – Đảm bảo rằng các hoạt động đào tạo và phát triển được tích hợp vào chiến lược tổng thể của tổ chức. – Đảm bảo rằng các mục tiêu cá nhân được liên kết với mục tiêu và phương hướng của tổ chức. |
| Theo dõi xu hướng và cải tiến | – Theo dõi các xu hướng mới trong lĩnh vực đào tạo và phát triển. – Đề xuất cải tiến và điều chỉnh chiến lược đào tạo dựa trên sự phát triển của ngành công nghiệp và nhu cầu thay đổi của tổ chức. |
Quản lý hiệu suất lao động
| NỘI DUNG | TRÁCH NHIỆM CỤ THỂ |
| Thiết lập mục tiêu hiệu suất | – Lập kế hoạch cụ thể để đề xuất và thiết lập mục tiêu hiệu suất cho từng nhân viên hoặc nhóm làm việc. – Đảm bảo mục tiêu liên quan đến cả kết quả và hành vi làm việc. |
| Định rõ tiêu chí đánh giá hiệu suất | – Xác định các tiêu chí cụ thể và đo lường để đánh giá hiệu suất lao động. – Đảm bảo rằng các tiêu chí phản ánh cả khả năng cống hiến cá nhân và đóng góp cho mục tiêu tổ chức. |
| Theo dõi và đánh giá hiệu suất | – Theo dõi hoạt động làm việc và đo lường hiệu suất dựa trên các tiêu chí đã định. – Thực hiện đánh giá hiệu suất theo chu kỳ và ghi nhận sự phát triển của từng nhân viên. |
| Phản hồi và hỗ trợ cải thiện hiệu suất | – Cung cấp phản hồi xây dựng về hiệu suất cho nhân viên. – Hỗ trợ trong việc đề xuất các biện pháp cải thiện để nhân viên phát triển và đạt được |
| Xử lý các vấn đề hiệu suất không mong muốn | – Đối mặt với các tình huống liên quan đến hiệu suất kém hoặc không đạt yêu cầu. – Thực hiện các cuộc trò chuyện và kế hoạch cải thiện với nhân viên để giải quyết vấn đề hiệu suất. |
| Điều chỉnh mục tiêu và kế hoạch cải thiện | – Điều chỉnh mục tiêu và kế hoạch cải thiện dựa trên sự phát triển của nhân viên và mục tiêu tổ chức. – Đảm bảo tích hợp kết quả đánh giá hiệu suất vào quá trình thiết lập mục tiêu cho giai đoạn tiếp theo. |
| Xây dựng văn hóa phê bình xây dựng | – Xây dựng môi trường mở cảm tạo cho việc phê bình xây dựng và trao đổi phản hồi. – Khuyến khích sự chia sẻ thông tin về hiệu suất để nhân viên có thể nâng cao kỹ năng và phát triển cá nhân. |
| Đảm bảo tích hợp vào quy trình quản lý tổ chức | – Đảm bảo rằng quy trình quản lý hiệu suất lao động được tích hợp vào các quy trình quản lý tổ chức khác. – Liên kết hiệu suất với việc định rõ phát triển sự nghiệp và khả năng thăng tiến của nhân viên. |
| Theo dõi và cải tiến quy trình quản lý hiệu suất | – Theo dõi các kết quả và tiến bộ của quy trình quản lý hiệu suất. – Đề xuất cải tiến và điều chỉnh quy trình để phản ánh sự phát triển của ngành công nghiệp và đáp ứng nhu cầu thay đổi của tổ chức. |
Xây dựng và triển khai chính sách nhân sự
| NỘI DUNG | TRÁCH NHIỆM CỤ THỂ |
| Điều chỉnh và phát triển chính sách | – Đánh giá và cập nhật chính sách nhân sự theo thay đổi hợp pháp và môi trường kinh doanh. – Đảm bảo tính thống nhất và công bằng trong các chính sách áp dụng cho nhân viên. |
| Xây dựng và hiện thực hóa chính sách | – Phát triển các chính sách mới hoặc điều chỉnh chính sách hiện có dựa trên nhu cầu và mục tiêu của tổ chức. – Đảm bảo chính sách phản ánh đúng nhu cầu và giá trị của nhân viên. |
| Tuân thủ pháp luật và quy định | – Đảm bảo rằng các chính sách nhân sự tuân thủ các quy định pháp luật và quy định ngành. – Đối phó với bất kỳ vấn đề pháp lý nào liên quan đến chính sách nhân sự. |
| Thông tin và hướng dẫn chính sách | – Cung cấp thông tin và hướng dẫn rõ ràng về các chính sách nhân sự cho nhân viên và quản lý. – Đảm bảo mọi người hiểu và tuân thủ đúng các quy định. |
| Giám sát và thực thi chính sách | – Đảm bảo rằng chính sách nhân sự được thực thi đồng nhất trong toàn bộ tổ chức. – Xử lý các vi phạm chính sách một cách công bằng và nhất quán. |
| Đảm bảo tích hợp vào văn hóa tổ chức | – Đảm bảo rằng chính sách nhân sự phản ánh và thể hiện văn hóa tổ chức. – Khuyến khích tích cực việc tuân thủ các nguyên tắc và giá trị của tổ chức. |
| Đối tượng và phạm vi áp dụng chính sách | – Xác định rõ ràng đối tượng và phạm vi áp dụng của từng chính sách. – Đảm bảo rằng chính sách phù hợp với từng nhóm nhân viên và tình huống cụ thể. |
| Đảm bảo khả năng thực hiện chính sách | – Đảm bảo rằng chính sách nhân sự có thể thực hiện được và hợp lý với nguồn lực và cơ cấu tổ chức hiện có. – Tìm kiếm giải pháp nếu có sự không thể thực hiện. |
| Đánh giá và cải tiến chính sách | – Đánh giá hiệu quả và tác động của các chính sách nhân sự. – Đề xuất cải tiến hoặc điều chỉnh dựa trên phản hồi và thay đổi trong môi trường kinh doanh. |
Giải quyết vấn đề Nhân viên
| NỘI DUNG | TRÁCH NHIỆM CỤ THỂ |
| Lắng nghe và tư vấn nhân viên | – Lắng nghe chân thành và tư vấn nhân viên về các vấn đề hoặc khó khăn cá nhân và làm việc. – Tạo môi trường tin cậy và khuyến khích nhân viên chia sẻ mọi lo ngại. |
| Phân tích và đánh giá tình hình | – Phân tích các thông tin được cung cấp bởi nhân viên để hiểu rõ tình hình và nguyên nhân gây ra vấn đề. – Đánh giá mức độ ảnh hưởng và cần thiết của sự can thiệp. |
| Đề xuất và thực hiện giải pháp | – Đề xuất các giải pháp khả thi để giải quyết vấn đề. – Hợp tác với các bộ phận liên quan để thực hiện các biện pháp cần thiết. |
| Thảo luận và trao đổi với các bên liên quan | – Liên hệ và thảo luận với nhân viên có liên quan, quản lý và các bộ phận liên quan để tìm kiếm giải pháp tốt nhất. |
| Đảm bảo tích hợp vào môi trường làm việc | – Đảm bảo rằng giải pháp được tích hợp vào môi trường làm việc một cách tự nhiên và khả thi. – Đảm bảo rằng các vấn đề được giải quyết không gây ảnh hưởng tiêu cực. |
| Giám sát và đánh giá hiệu quả giải pháp | – Giám sát thực hiện giải pháp và theo dõi kết quả. – Đánh giá hiệu quả của giải pháp và thực hiện điều chỉnh nếu cần. |
| Bảo vệ quyền lợi và trợ giúp nhân viên | – Bảo vệ quyền lợi và lợi ích của nhân viên trong quá trình giải quyết vấn đề. – Cung cấp hỗ trợ và tư vấn thêm nếu nhân viên cần. |
| Ghi nhận và rút kinh nghiệm | – Ghi nhận quá trình giải quyết vấn đề và học hỏi từ kinh nghiệm để cải thiện quá trình giải quyết vấn đề tương lai. |
| Giữ bí mật và đảm bảo sự riêng tư | – Đảm bảo tính bí mật và sự riêng tư trong quá trình giải quyết vấn đề cá nhân của nhân viên. |
Quản lý hồ sơ Nhân viên
| NỘI DUNG | TRÁCH NHIỆM CỤ THỂ |
| Xây dựng và duy trì hồ sơ nhân viên | – Xây dựng và cập nhật hồ sơ cá nhân của nhân viên bao gồm thông tin cơ bản, hợp đồng làm việc, lịch sử công việc, đánh giá hiệu suất, và các văn bằng chứng chỉ. |
| Bảo mật và quản lý hồ sơ | – Đảm bảo tính bảo mật và riêng tư của thông tin trong hồ sơ nhân viên. – Áp dụng các biện pháp bảo mật để tránh lưu thông tin nhân viên không đúng cách. |
| Cung cấp thông tin từ hồ sơ | – Cung cấp thông tin từ hồ sơ nhân viên khi cần thiết cho quản lý, bộ phận liên quan, hoặc cho mục đích đánh giá hiệu suất, phát triển sự nghiệp, và tuyển dụng. |
| Đảm bảo tuân thủ pháp luật và quy định | – Đảm bảo rằng việc quản lý hồ sơ nhân viên tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến bảo mật thông tin và quyền riêng tư của nhân viên. |
| Xử lý thay đổi và biến động trong hồ sơ | – Theo dõi và xử lý các biến động như thay đổi thông tin cá nhân, thăng cấp, điều động công việc, nghỉ phép, và các sự kiện khác có liên quan. |
| Hỗ trợ cho quá trình tuyển dụng và tuyển chọn | – Cung cấp thông tin và tài liệu từ hồ sơ nhân viên để hỗ trợ trong quá trình tuyển dụng và tuyển chọn nhân viên mới. |
| Hỗ trợ cho quản lý hiệu suất | – Cung cấp thông tin và tài liệu từ hồ sơ nhân viên để hỗ trợ quản lý trong việc đánh giá hiệu suất, phân tích nhu cầu đào tạo, và phát triển sự nghiệp. |
| Xây dựng chính sách quản lý hồ sơ | – Xây dựng và thực hiện chính sách liên quan đến quản lý hồ sơ nhân viên, bao gồm quy trình cập nhật, bảo mật thông tin, và thời gian lưu trữ. |
| Đảm bảo tích hợp vào hệ thống thông tin nhân sự | – Đảm bảo rằng hồ sơ nhân viên được tích hợp vào hệ thống thông tin nhân sự để quản lý hiệu quả và tạo sự thuận tiện trong việc truy cập thông tin. |
Phát triển chương trình phúc lợi và đền bù
| NỘI DUNG | TRÁCH NHIỆM CỤ THỂ |
| Đánh giá nhu cầu phúc lợi và đền bù | – Liên hệ với nhân viên và quản lý để đánh giá nhu cầu về các chương trình phúc lợi và các khoản đền bù. |
| Thiết kế và xây dựng chương trình phúc lợi | – Phân tích nhu cầu và phân loại các chương trình phúc lợi như bảo hiểm y tế, nghỉ phép, chế độ nghỉ mát, và hỗ trợ tài chính. |
| Xác định và thiết lập các khoản đền bù | – Xác định các khoản đền bù cho các trường hợp như tăng ca, làm việc trong điều kiện khó khăn, và các khía cạnh khác. |
| Đào tạo và thông tin về chương trình | – Cung cấp thông tin và hướng dẫn cho nhân viên về các chương trình phúc lợi và đền bù. |
| Quản lý chương trình và thay đổi | – Quản lý việc thực hiện chương trình phúc lợi và đền bù theo thời gian. – Điều chỉnh và cập nhật khi cần thiết. |
| Đảm bảo tích hợp vào chiến lược tổ chức | – Đảm bảo rằng chương trình phúc lợi và đền bù phản ánh mục tiêu và giá trị của tổ chức. |
| Đánh giá hiệu quả chương trình phúc lợi | – Đánh giá hiệu quả của các chương trình phúc lợi dựa trên sự hài lòng và phản hồi từ nhân viên. |
| Thảo luận và đàm phán với đối tác | – Thảo luận và đàm phán với các đối tác như các công ty bảo hiểm và các tổ chức cung cấp dịch vụ đền bù. |
| Đối phó với các thay đổi pháp luật | – Theo dõi các thay đổi trong pháp luật liên quan đến chương trình phúc lợi và đền bù, và thực hiện điều chỉnh cần thiết. |
Tuân thủ pháp luật và quy định
| NỘI DUNG | TRÁCH NHIỆM CỤ THỂ |
| Theo dõi và cập nhật về pháp luật và quy định | – Theo dõi các thay đổi trong pháp luật, quy định, và các quy tắc ngành liên quan đến quản lý nhân sự. |
| Xác định áp dụng và ảnh hưởng | – Xác định cách các thay đổi pháp luật và quy định ảnh hưởng đến quản lý nhân sự và chính sách công ty. |
| Hỗ trợ và tư vấn về tuân thủ pháp luật | – Cung cấp hướng dẫn và tư vấn cho quản lý và nhân viên về việc tuân thủ pháp luật và quy định. |
| Đảm bảo tích hợp vào quy trình tổ chức | – Đảm bảo rằng quy trình quản lý nhân sự tích hợp các yêu cầu về tuân thủ pháp luật và quy định. |
| Kiểm tra và đánh giá tuân thủ pháp luật | – Thực hiện kiểm tra thường xuyên về tuân thủ pháp luật và quy định trong các hoạt động nhân sự. |
| Đối phó với vi phạm pháp luật và quy định | – Xử lý mọi vi phạm pháp luật và quy định liên quan đến quản lý nhân sự một cách nghiêm túc và công bằng. |
| Xây dựng và thực hiện chính sách tuân thủ | – Xây dựng và thực hiện chính sách và quy trình liên quan đến tuân thủ pháp luật và quy định. |
| Hỗ trợ cho việc kiểm tra nội bộ | – Cung cấp thông tin và hỗ trợ cho các kiểm tra nội bộ liên quan đến tuân thủ pháp luật và quy định. |
| Đào tạo và nâng cao nhận thức về tuân thủ | – Đào tạo nhân viên và quản lý để nâng cao nhận thức về việc tuân thủ pháp luật và quy định. |
Lập kế hoạch nguồn lực con người
| NỘI DUNG | TRÁCH NHIỆM CỤ THỂ |
| Thu thập thông tin về nhu cầu | – Thực hiện cuộc trò chuyện và thảo luận với các bộ phận và quản lý để hiểu rõ về nhu cầu nguồn lực con người. – Điều tra và khảo sát để thu thập dữ liệu về sự thiếu hụt hoặc dư thừa nhân lực trong tổ chức. |
| Dự đoán nhu cầu tương lai | – Dựa vào dự báo về sự mở rộng, thu nhỏ, hoặc thay đổi trong hoạt động của tổ chức để dự đoán nhu cầu nguồn lực tương lai. – Sử dụng các chỉ số thị trường và xu hướng ngành để ước tính nhu cầu nguồn lực trong tương lai. |
| Định rõ yêu cầu về kỹ năng và chức vụ | – Lắng nghe yêu cầu của các bộ phận và quản lý để xác định rõ các kỹ năng, kinh nghiệm và chức vụ cần thiết cho các vị trí trong tổ chức. – Phân loại các vị trí theo mức độ quan trọng và ưu tiên. |
| Đánh giá nguồn lực hiện tại | – Đánh giá hiện trạng của nguồn lực con người trong tổ chức, bao gồm sự phù hợp với yêu cầu và khả năng đáp ứng nhu cầu. – Xác định điểm mạnh và yếu của đội ngũ hiện tại. |
| Xác định kế hoạch tuyển dụng | – Dựa vào nhu cầu và yêu cầu đã xác định, xác định số lượng và loại nguồn lực cần tuyển dụng. – Lập kế hoạch tuyển dụng bao gồm thời gian, quy trình và phương pháp tìm kiếm ứng viên. |
| Xác định kế hoạch đào tạo và phát triển | – Dựa trên nhu cầu và yêu cầu của nguồn lực hiện tại và tương lai, xác định kế hoạch đào tạo và phát triển để nâng cao kỹ năng và hiệu suất. – Xác định các chương trình đào tạo nội bộ hoặc bên ngoài cần triển khai. |
| Đảm bảo tích hợp với chiến lược tổ chức | – Đảm bảo rằng kế hoạch nguồn lực con người được phản ánh và tương thích với chiến lược tổ chức. – Đảm bảo rằng việc phát triển nguồn lực con người đóng góp vào đạt được mục tiêu tổ chức. |
| Định rõ nguồn lực dự phòng | – Xác định các kế hoạch dự phòng để đối phó với tình huống không chắc chắn hoặc biến đổi bất ngờ trong nguồn lực con người. – Xây dựng dự báo và phân tích tình huống để có phản ứng thích hợp. |
| Theo dõi và đánh giá hiệu suất kế hoạch | – Theo dõi việc thực hiện kế hoạch nguồn lực con người và đánh giá hiệu suất bằng cách so sánh kết quả thực tế với mục tiêu đề ra. – Đề xuất điều chỉnh khi cần thiết để đảm bảo sự hiệu quả. |
| Đối phó với biến đổi và không chắc chắn | – Theo dõi thay đổi trong môi trường kinh doanh và ngành để điều chỉnh kế hoạch nguồn lực con người theo thời gian. – Điều chỉnh kế hoạch khi có sự biến đổi nhanh hoặc không chắc chắn trong tình hình tổ chức |
| Xây dựng phương án khắc phục lỗ hổng | Xác định các lỗ hổng trong nguồn lực con người và đề xuất các phương án để khắc phục, bằng cách tăng cường đào tạo hoặc tuyển dụng mới. |
Tư vấn và hỗ trợ quản lý cấp cao
| NỘI DUNG | TRÁCH NHIỆM CỤ THỂ |
| Hiểu rõ chiến lược và mục tiêu tổ chức | – Nắm vững và tìm hiểu sâu về chiến lược, mục tiêu và giá trị của tổ chức. – Đảm bảo rằng các hoạt động nhân sự được phối hợp và hỗ trợ cho việc đạt được các mục tiêu tổ chức. |
| Tư vấn về quản lý nhân sự | – Cung cấp tư vấn chuyên sâu về các khía cạnh của quản lý nhân sự, từ tuyển dụng đến phát triển và quản lý hiệu suất. – Đề xuất giải pháp và chiến lược để nâng cao hiệu suất và hiệu quả trong quản lý nhân sự. |
| Phân tích và đánh giá hiệu suất tổ chức | – Phân tích sự hoạt động và hiệu suất tổ chức, từ cấu trúc tổ chức đến quản lý nhân sự. – Đưa ra đề xuất cải tiến để tối ưu hóa sự hoạt động và đóng góp vào sự phát triển bền vững của tổ chức. |
| Hỗ trợ trong quá trình ra quyết định cấp cao | – Cung cấp thông tin và phân tích liên quan đến nhân sự để hỗ trợ quản lý cấp cao trong việc ra quyết định chiến lược và nhân sự. – Đưa ra các tùy chọn và phản hồi chuyên sâu để giúp quản lý cấp cao đưa ra quyết định tốt nhất. |
| Hỗ trợ trong quá trình tái cấu trúc tổ chức | – Hỗ trợ quản lý cấp cao trong việc thiết kế lại cơ cấu tổ chức, bao gồm việc điều chỉnh nguồn lực và vị trí công việc. – Đưa ra các phương án và giải pháp để đảm bảo quá trình tái cấu trúc diễn ra một cách suôn sẻ và hiệu quả. |
| Phân tích và dự báo xu hướng nhân sự | – Phân tích các xu hướng trong lĩnh vực nhân sự và dự báo những thay đổi trong thị trường lao động. – Đề xuất các chiến lược và biện pháp để đối phó với thay đổi và đảm bảo tổ chức sẵn sàng cho tương lai. |
