Nghiên cứu thị trường: Chuyên viên Thu mua thường thực hiện nghiên cứu thị trường để tìm hiểu về các sản phẩm, hàng hóa, và nhà cung cấp có sẵn trên thị trường. Điều này giúp họ có cái nhìn tổng quan về tình hình cung cầu và giá cả của các mặt hàng cần mua.
Tìm kiếm và chọn nhà cung cấp: Chuyên viên Thu mua tiến hành tìm kiếm và đánh giá các nhà cung cấp có thể cung cấp các mặt hàng và dịch vụ phù hợp với nhu cầu của công ty. Họ đàm phán với nhà cung cấp để thương lượng giá cả và các điều kiện hợp đồng.
Lập kế hoạch mua hàng: Dựa trên thông tin từ nghiên cứu thị trường và các yêu cầu của các bộ phận trong công ty, Chuyên viên Thu mua lập kế hoạch mua hàng hóa và dịch vụ cần thiết. Họ đảm bảo việc mua hàng được thực hiện đúng thời gian và số lượng cần thiết.
Quản lý hợp đồng: Chuyên viên Thu mua chịu trách nhiệm lập hợp đồng với các nhà cung cấp và đảm bảo rằng các điều khoản và điều kiện trong hợp đồng được tuân thủ đúng cách. Họ theo dõi các hợp đồng hiện có và gia hạn hợp đồng khi cần thiết.
Theo dõi và đánh giá hiệu suất nhà cung cấp: Chuyên viên Thu mua theo dõi hiệu suất của các nhà cung cấp và đánh giá chất lượng và thời gian giao hàng của hàng hóa. Nếu có vấn đề, họ tìm cách giải quyết một cách kịp thời để đảm bảo sự liên tục trong chuỗi cung ứng.
Xử lý đơn hàng và giao nhận hàng hóa: Chuyên viên Thu mua theo dõi các đơn hàng và đảm bảo việc giao nhận hàng hóa được thực hiện đúng thời gian và đúng số lượng. Họ giải quyết các vấn đề liên quan đến đơn hàng và giữ liên lạc với các bộ phận liên quan để đảm bảo suôn sẻ quá trình giao nhận.
Nhiệm vụ thanh toán đơn hàng: quá trình thực hiện thanh toán cho các hàng hóa và dịch vụ đã được mua từ các nhà cung cấp. Điều này đảm bảo rằng các đơn hàng được thanh toán đúng thời hạn và đầy đủ theo các điều khoản trong hợp đồng, đồng thời giúp duy trì mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp và đảm bảo nguồn cung ứng liên tục và ổn định. Nhiệm vụ bao gồm xử lý thông tin thanh toán, kiểm tra tính chính xác và đầy đủ của các thông tin thanh toán, lưu trữ thông tin một cách cẩn thận và đảm bảo tuân thủ chính sách và quy định về thanh toán của công ty. Chuyên viên Thu mua cần tối ưu hóa quá trình thanh toán để đảm bảo hiệu quả và tiết kiệm thời gian, đồng thời giải quyết các vấn đề liên quan đến thanh toán một cách nhanh chóng và chính xác.
Lập báo cáo và thông báo: Chuyên viên Thu mua thường lập báo cáo về tình hình mua hàng và thông báo về các vấn đề và biện pháp cần thiết cho cấp quản lý cao hơn trong công ty.
Hỗ trợ các bộ phận khác: Chuyên viên Thu mua hỗ trợ các bộ phận khác trong công ty, như Bộ phận Kinh doanh và Bộ phận Kế toán, đảm bảo rằng việc mua hàng diễn ra thuận lợi và hỗ trợ các hoạt động kinh doanh khác của công ty.
