Chức năng - Nhiệm vụ của phòng, Nội bộ
Chức Năng – Nhiệm Vụ Bộ Phận Quản Lý Nhân Sự
Chức Năng Phòng Quản Lý Nhân Sự – Hành Chính
Quản lý nhân viên
- Tuyển dụng và tuyển chọn nhân sự: Thực hiện công việc tuyển dụng nhân sự.
- Quản lý tài liệu và hồ sơ nhân viên: Duy trì và quản lý các hồ sơ và thông tin liên quan đến nhân viên, bao gồm hồ sơ cá nhân, thông tin liên hệ, và các văn bản quan trọng khác.
- Tương tác và giao tiếp: Tương tác và giao tiếp với nhân viên để hiểu và đáp ứng nhu cầu, cung cấp thông tin và hướng dẫn.
- Hỗ trợ và tư vấn: Cung cấp hỗ trợ, tư vấn và giải đáp thắc mắc cho nhân viên về các vấn đề liên quan đến công việc và phát triển sự nghiệp.
- Xử lý vấn đề và xung đột: Giải quyết các vấn đề và xung đột trong nhóm làm việc, hỗ trợ nhân viên giải quyết vấn đề cá nhân và duy trì môi trường làm việc tích cực.
- Theo dõi hiệu suất và tiến độ: Theo dõi, đánh giá và cung cấp phản hồi về hiệu suất làm việc của nhân viên, đảm bảo tiến độ công việc và mục tiêu được đạt đúng hạn, xây dựng kế hoạch cải thiện và phát triển hiệu suất cá nhân và đội ngũ.
Chính sách nhân sự
- Phát triển chính sách nhân sự: Xây dựng và phát triển các chính sách, quy định và hướng dẫn liên quan đến tuyển dụng, đào tạo, phát triển, đánh giá hiệu suất, thưởng và khen thưởng, lương bổng, chế độ phúc lợi, an toàn lao động, và các vấn đề khác liên quan đến nhân sự.
- Đảm bảo tuân thủ pháp luật: Đảm bảo rằng tất cả các chính sách nhân sự tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến lao động và nhân sự, bao gồm cả các quy định về lao động, bảo hiểm xã hội, bảo vệ lao động, và quyền của người lao động.
- Thẩm định và cải tiến chính sách: Đánh giá hiệu quả và thực hiện đánh giá định kỳ về các chính sách nhân sự, dựa trên phản hồi từ nhân viên và thay đổi trong môi trường kinh doanh, để điều chỉnh và cải tiến chính sách.
- Hướng dẫn và tư vấn: Cung cấp hướng dẫn và tư vấn cho các bộ phận và cấp quản lý trong việc áp dụng và tuân thủ các chính sách nhân sự, đảm bảo sự hiểu biết và tuân thủ chính xác.
- Thực hiện các chương trình đào tạo: Xây dựng và triển khai các chương trình đào tạo về các chính sách nhân sự mới và thay đổi, đảm bảo nhân viên hiểu rõ và thực hiện đúng.
- Quản lý thay đổi: Đảm bảo rằng các chính sách nhân sự thay đổi được thông báo và triển khai một cách hiệu quả, hỗ trợ nhân viên thích nghi với các thay đổi.
- Giải quyết tranh chấp: Hỗ trợ trong việc giải quyết các tranh chấp và khiếu nại liên quan đến chính sách nhân sự, đảm bảo tính công bằng và tuân thủ quy trình.
- Xây dựng văn hoá tổ chức: Đảm bảo rằng các chính sách nhân sự phản ánh và thúc đẩy văn hoá tổ chức, đóng góp vào môi trường làm việc tích cực và phát triển nhân viên.
Cải thiện môi trường làm việc
Bao gồm một loạt các công việc và nhiệm vụ liên quan đến việc tạo ra và duy trì một môi trường làm việc tích cực, khuyến khích sự phát triển cá nhân và tăng cường hiệu suất của nhân viên:
- Thu thập phản hồi từ nhân viên: Tiến hành khảo sát, cuộc trò chuyện để thu thập phản hồi từ nhân viên về môi trường làm việc hiện tại, vấn đề và cơ hội cải thiện.
- Phân tích và đánh giá môi trường làm việc: Đánh giá và phân tích dữ liệu về môi trường làm việc, xác định các điểm mạnh, yếu, cơ hội và thách thức để xây dựng kế hoạch cải thiện.
- Xây dựng chương trình tạo động viên: Thiết kế và triển khai các chương trình động viên như khen thưởng, quà tặng phù hợp với những cống hiến, kết quả đạt đươc của nhân viên để động viên cho nhân viên.
- Xây dựng văn hoá làm việc tích cực: Xây dựng và thúc đẩy văn hoá làm việc tích cực bằng cách thúc đẩy sự tương tác tích cực, khuyến khích hợp tác và tạo môi trường mở cửa.
- Định hướng phát triển cá nhân: Hỗ trợ nhân viên xác định mục tiêu phát triển cá nhân và cung cấp cơ hội học tập và đào tạo phù hợp để phát triển kỹ năng và năng lực.
- Thúc đẩy sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống: Xây dựng các chương trình linh hoạt làm việc, hỗ trợ cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân của nhân viên.
- Tổ chức các hoạt động xây dựng đội nhóm: Tổ chức các hoạt động tập trung vào tạo đội nhóm, giao lưu và xây dựng mối quan hệ tích cực giữa các thành viên trong tổ chức.
- Theo dõi và đánh giá: Đánh giá hiệu quả của các biện pháp cải thiện môi trường làm việc dựa trên dữ liệu và phản hồi từ nhân viên, điều chỉnh và tối ưu hóa chương trình.
- Hỗ trợ và tư vấn: Cung cấp hỗ trợ, tư vấn và giải đáp thắc mắc cho nhân viên liên quan đến các vấn đề liên quan đến môi trường làm việc.
Tích hợp đội ngũ nhân viên
- Xây dựng chương trình giới thiệu
– Xác định nội dung và mục tiêu của chương trình giới thiệu nhân viên mới.
– Tạo ra các tài liệu và tài nguyên hướng dẫn như sách hướng dẫn, tài liệu trực tuyến, v.v.
– Tổ chức buổi giới thiệu công ty, văn hóa doanh nghiệp, cùng với gặp gỡ đồng đội và cấp quản lý.
– Hỗ trợ nhân viên mới trong quá trình hòa nhập và giải đáp các câu hỏi ban đầu. - Tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên mới
– Chuẩn bị các tài liệu và tiện ích để nhân viên mới có thể dễ dàng làm quen với công việc, hệ thống, và quy trình làm việc.
– Cung cấp hướng dẫn và hỗ trợ về hệ thống, công nghệ, và các quy trình làm việc trong công ty.
– Cung cấp môi trường thoải mái, thân thiện để nhân viên mới cảm thấy thoải mái và tin tưởng. - Xây dựng chương trình đào tạo và phát triển
– Đánh giá nhu cầu đào tạo của từng nhân viên và bộ phận.
– Thiết lập chương trình đào tạo phù hợp với mục tiêu nghề nghiệp và kỹ năng phát triển của từng nhân viên.
– Tổ chức các khóa học, buổi huấn luyện, hoặc chương trình học tập để cung cấp kiến thức và kỹ năng mới.
– Hỗ trợ nhân viên trong việc áp dụng kiến thức và kỹ năng mới vào công việc hàng ngày. - Tạo môi trường làm việc tích cực
– Xây dựng và duy trì môi trường làm việc tích cực và đoàn kết.
– Tạo ra các hoạt động thú vị và giao lưu trong công ty để thúc đẩy sự gắn kết đồng đội.
– Khuyến khích nhân viên tham gia vào các hoạt động xã hội và đóng góp vào cộng đồng. - Hỗ trợ và tư vấn cho nhân viên
– Cung cấp hỗ trợ và tư vấn cho nhân viên trong việc giải quyết các vấn đề cá nhân hoặc công việc.
– Xây dựng các kênh giao tiếp mở và tin cậy để nhân viên có thể trao đổi ý kiến và góp ý.
– Giúp nhân viên phát triển sự nghiệp và định hướng tương lai trong công ty.
Nhiệm Vụ Phòng Quản Lý Nhân Sự – Hành Chính
Tuyển dụng và tuyển chọn
1. Xác định nhu cầu tuyển dụng nhân viên mới;
- Tiếp nhận yêu cầu tuyển dụng từ các phòng/bộ phận khác;
- Xác định định biên nhân sự của từng phòng/bộ phận.
- Nắm bắt xu hướng và yêu cầu của thị trường lao động.
- Xác định mô tả công việc cho từng vị trí cụ thể, thông tin được nhận từ quản lý của phòng/bộ phận đó;
2. Quảng bá thông tin tuyển dụng
- Đăng tải thông tin tuyển dụng trên các kênh tuyển dụng trực tuyến (website công ty, trang việc làm, mạng xã hội, v.v.).
- Tham gia các sự kiện tuyển dụng, giao lưu sinh viên và trường đại học để tìm kiếm ứng viên tiềm năng.
- Quảng bá thông tin tuyển dụng trên các kênh phù hợp.
- Tạo các chương trình chào mừng nhằm thu hút ứng viên đến ứng tuyển.
3. Tiếp nhận và xử lý hồ sơ ứng viên
- Tiếp nhận hồ sơ ứng viên qua các hình thức trực tuyến hoặc nộp trực tiếp tại công ty.
- Phân loại và lưu trữ hồ sơ ứng viên theo tiêu chí đã định trước.
- Liên hệ và xếp lịch phỏng vấn với các ứng viên đạt yêu cầu ban đầu.
4. Tiến hành thảo thuận và ký hợp đồng lao động
- Chuẩn bị câu hỏi phỏng vấn dựa trên yêu cầu công việc và tiêu chí đánh giá.
- Tiến hành phỏng vấn cá nhân hoặc nhóm để đánh giá năng lực và phù hợp của ứng viên.
- Ghi chép và đánh giá kết quả phỏng vấn một cách công bằng và khách quan.
5. Đánh giá và chọn lựa ứng viên
- Đánh giá và so sánh các hồ sơ, kết quả phỏng vấn và thông tin tham chiếu.
- Lựa chọn ứng viên phù hợp nhất với yêu cầu công việc và môi trường làm việc.
- Thực hiện các bước xác minh thông tin và tham chiếu của ứng viên.
6. Thảo thuận và ký hợp đồng lao động
- Thảo thuận và đàm phán điều kiện lao động và các điều khoản hợp đồng.
- Lập hợp đồng lao động và thông báo cho ứng viên về kết quả nhận việc.
- Đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến tuyển dụng và ký hợp đồng
Đào tạo và phát triển
1. Xác định nhu cầu đào tạo và phát triển nhân viên
- Phân tích nhu cầu đào tạo của từng cá nhân, phòng/bộ phận;
- Thu thập ý kiến từ nhân viên, quản lý và các bộ phận để xác định nhu cầu đào tạo.
- Đánh giá kỹ năng hiện tại và hỗ trợ định hướng phát triển nghề nghiệp của nhân viên.
2. Xây dựng kế hoạch đào tạo
- Xác định mục tiêu và kế hoạch đào tạo dựa trên nhu cầu và mục tiêu phát triển của từng đối tượng.
- Lập lịch trình, chọn lựa hình thức đào tạo phù hợp với mục tiêu và nhu cầu của người học.
- Quy định các chỉ tiêu và tiêu chí đánh giá hiệu quả của chương trình đào tạo.
3. Tổ chức và triển khai các chương trình đào tạo, đào tạo nâng cao kỹ năng và nghiệp vụ
- Lên kế hoạch, tổng hợp tài liệu đào tạo, bài giảng, bài kiểm tra và các tài nguyên học tập.
- Tổ chức các khóa học, buổi học, buổi huấn luyện, hoặc hỗ trợ học tập trực tuyến.
- Đảm bảo tính tương tác, tính thực tiễn và tính ứng dụng trong quá trình đào tạo.
- Kết hợp nhiều hình thức đào tạo như lớp học, học trực tuyến, đào tạo qua video, v.v.
4. Đánh giá hiệu quả chương trình đào tạo
- Theo dõi và đánh giá tiến độ đào tạo của nhân viên;
- Xác định hiệu quả đào tạo dựa trên kết quả làm việc và năng lực mới của người học.
- Tổng hợp báo cáo sau đào tạo của nhân viên để có thể chuyển tiếp đến các bộ phận chuyên trách đánh giá.
5. Định hướng và hỗ trợ nhân viên trong việc phát triển sự nghiệp và thăng tiến trong công ty.
- Định hướng cá nhân và phân tích nhu cầu: Tiến hành cuộc trò chuyện cá nhân với từng nhân viên để hiểu rõ hơn về mục tiêu nghề nghiệp và ý muốn phát triển của họ.
- Xây dựng kế hoạch phát triển cá nhân: Dựa trên thông tin thu thập được, cùng nhân viên xây dựng kế hoạch phát triển cá nhân rõ ràng và cụ thể ngắn hạn và dài hạn.
- Khích lệ và động viên: Khích lệ và động viên nhân viên liên tục trong quá trình phát triển sự nghiệp và thăng tiến, tạo môi trường thoải mái và hỗ trợ để nhân viên dám thử sức, đối mặt với thách thức và phát triển bản thân.
Quản lý hiệu suất
1. Thiết lập tiêu chuẩn hiệu suất
- Xác định các tiêu chí đánh giá hiệu suất dựa trên mục tiêu công ty và bộ phận;
- Tham khảo và áp dụng các tiêu chuẩn hiệu suất chung ngành hoặc tiêu chuẩn mẫu đã được phát triển;
- Đề xuất và thống nhất với các bộ phận liên quan để đảm bảo tiêu chuẩn công bằng và khách quan.
2. Theo dõi và đánh giá hiệu suất
- Thiết lập hệ thống theo dõi và đánh giá hiệu suất, bao gồm các chỉ số, tiêu chí đo lường phù hợp.
- Thu thập dữ liệu hiệu suất định kỳ từ các nhân viên và nguồn thông tin khác (đánh giá định kỳ, tự đánh giá, v.v.).
- Đối chiếu dữ liệu đánh giá với các tiêu chuẩn đã thiết lập để đánh giá hiệu quả.
3. Xác định và đề xuất cải thiện
- Xác định những vấn đề, khó khăn và hạn chế trong hiệu suất cá nhân hoặc tổ chức.
- Thảo luận và đề xuất các biện pháp cải thiện hiệu suất cụ thể, bao gồm đào tạo, hỗ trợ công việc, thay đổi quy trình, v.v.
- Tư vấn và hỗ trợ nhân viên trong việc cải thiện hiệu suất và đạt được mục tiêu.
Xây dựng Chính sách và Thực hiện Quy trình
1. Nghiên cứu và thu thập thông tin
- Nghiên cứu và tìm hiểu các quy định, chính sách và quy trình hiện tại của công ty.
- Thu thập ý kiến từ các bộ phận và nhân viên để đánh giá hiệu quả và đề xuất cải tiến.
- Xem xét và tham khảo các quy định, chính sách và quy trình của các công ty cạnh tranh.
2. Xây dựng và cập nhật chính sác
- Đề xuất, phát triển và xây dựng các chính sách và quy định mới.
- Cập nhật và điều chỉnh các chính sách hiện có để phù hợp với thay đổi trong môi trường kinh doanh và pháp luật.
- Đảm bảo tính logic, minh bạch và tính ứng dụng trong việc xây dựng chính sách.
3. Thẩm định và phê duyệt Chính sách
- Thẩm định và đánh giá các chính sách được đề xuất bởi các bộ phận liên quan.
- Đảm bảo tính phù hợp và tuân thủ các quy định pháp luật, nội quy công ty.
- Phê duyệt và thông báo chính sách mới cho toàn bộ nhân viên.
4. Triển khai và hướng dẫn quy trình
- Hướng dẫn nhân viên và cấp quản lý về việc thực hiện các quy trình mới.
- Tạo tài liệu hướng dẫn và đào tạo cho việc triển khai chính sách và quy trình.
- Giám sát và hỗ trợ nhân viên trong việc thực hiện các quy trình mới.
5. Đối chiếu và cải thiện
- So sánh và đối chiếu chính sách và quy trình hiện tại với mục tiêu công ty và tiêu chuẩn ngành.
- Tiếp nhận phản hồi từ nhân viên và cấp quản lý để cải thiện hiệu quả và hiệu suất của chính sách và quy trình.
- Định kỳ đánh giá và cập nhật các chính sách và quy trình để đảm bảo tính hợp lý và hiệu quả.
Giải quyết xung đột lao động
1. Xác định xung đột lao động
- Lắng nghe và tạo cơ hội cho các bên tham gia để diễn đạt quan điểm và mối quan ngại của họ.
- Phân tích và xác định nguyên nhân và yếu tố gây ra xung đột.
- Thu thập thông tin từ các bên liên quan để hiểu rõ về tình hình và tình cảnh.
2. Xác định giải pháp và lập kế hoạch
- Tổ chức cuộc họp giữa các bên để thảo luận và đề xuất các giải pháp có thể.
- Xem xét các tùy chọn khả thi và thỏa thuận về các biện pháp giải quyết.
- Xây dựng kế hoạch giải quyết xung đột với các bước cụ thể, mục tiêu, và hạn chế thời gian.
3. Hỗ trợ và tư vấn
- Cung cấp hỗ trợ tư vấn cho các bên tham gia để giúp họ hiểu rõ về quy trình giải quyết xung đột.
- Đưa ra ý kiến và gợi ý về cách giải quyết xung đột dựa trên kinh nghiệm và chuyên môn.
- Tạo môi trường mở để các bên có thể thảo luận và tìm kiếm giải pháp hợp tác.
4. Thực hiện giải pháp và theo dõi
- Thực hiện các biện pháp và giải pháp đã thỏa thuận để giải quyết xung đột.
- Đảm bảo việc thực hiện các biện pháp không gây ra thêm xung đột hoặc vấn đề mới.
- Theo dõi quá trình và tiến độ thực hiện giải pháp, đảm bảo rằng các bên tuân thủ cam kết.
5. Đánh giá và điều chỉnh
- Đánh giá hiệu quả của các biện pháp giải quyết đã thực hiện.
- Tổng kết và rút ra bài học từ quá trình giải quyết xung đột để cải thiện trong tương lai.
- Điều chỉnh và cải tiến quy trình giải quyết dựa trên kinh nghiệm và phản hồi.
Quản lý Lợi ích và Chế độ phúc lợi
1. Đánh giá và phân tích lợi ích
- Xác định các lợi ích và chế độ phúc lợi hiện tại của công ty.
- Thu thập phản hồi từ nhân viên về mức độ hài lòng và ưu tiên về các lợi ích hiện có.
- Phân tích so sánh với các công ty cạnh tranh để đảm bảo tính cạnh tranh và hấp dẫn.
2. Thiết kế và cập nhật chế độ phúc lợi
- Xây dựng và điều chỉnh các chế độ phúc lợi dựa trên khả năng của công ty cũng như nhu cầu và phản hồi của nhân viên;
- Đánh giá các chính sách và quy định pháp luật để đảm bảo tuân thủ và hợp lệ.
3. Quảng bá và giới thiệu lợi ích
- Thông tin và giới thiệu về các lợi ích và chế độ phúc lợi cho nhân viên.
- Sử dụng các kênh truyền thông nội bộ để thông báo về các cải tiến và thay đổi.
- Tổ chức buổi họp hoặc chương trình giới thiệu để giới thiệu lợi ích mới cho nhân viên.
4. Quản lý và xử lý yêu cầu
- Xây dựng quy trình xử lý yêu cầu và thắc mắc liên quan đến lợi ích và chế độ phúc lợi, đảm báo nhân sự có kênh liên hệ.
- Cung cấp hỗ trợ và tư vấn cho nhân viên trong việc yêu cầu, đăng ký và sử dụng lợi ích.
5. Theo dõi và đánh giá hiệu quả
- Đánh giá mức độ sử dụng và hài lòng của nhân viên về các lợi ích và chế độ phúc lợi.
- Thu thập dữ liệu và phản hồi để đo lường hiệu quả và tối ưu hóa lợi ích và chế độ phúc lợi.
- Đi kèm phải là số liệu để minh họa sự phát triển và tác động của lợi ích.
6. Điều chỉnh và cải tiến
- Điều chỉnh và cập nhật các chế độ phúc lợi dựa trên phản hồi và thay đổi trong nhu cầu.
- Xây dựng các chương trình và sự kiện định kỳ để cập nhật và giới thiệu lợi ích mới.
Xây dựng văn hóa tổ chức
1. Xác định giá trị và mục tiêu của văn hoá tổ chức
- Tương tác với nhân viên để xác định giá trị và mục tiêu mà tổ chức mong muốn thể hiện trong văn hóa tổ chức.
- Thu thập ý kiến và phản hồi từ nhân viên và cấp quản lý về những giá trị quan trọng và mục tiêu cụ thể.
2. Xây dựng các phương châm và nguyên tắc
- Xác định các phương châm và nguyên tắc cốt lõi mà tổ chức muốn thúc đẩy trong hoạt động hàng ngày.
- Phát triển và thiết kế các thông điệp và tài liệu về các phương châm và nguyên tắc.
- Tạo ra các hình thức thể hiện cụ thể của các phương châm và nguyên tắc trong môi trường làm việc.
3. Khuyến khích và thúc đẩy
- Tạo ra các hoạt động và sự kiện thúc đẩy giá trị và mục tiêu của văn hóa tổ chức.
- Tạo ra các kênh truyền thông nội bộ để chia sẻ thông tin và kinh nghiệm liên quan đến văn hóa tổ chức.
- Khuyến khích sự tham gia và tham gia tích cực của nhân viên trong các hoạt động liên quan đến văn hóa tổ chức.
4. Xây dựng lễ kỷ niệm và sự kiện
- Tổ chức các lễ kỷ niệm và sự kiện định kỳ để tôn vinh và tạo cộng đồng quanh văn hóa tổ chức: Ngày thành lập công ty, Các chương trình xã hội,…
- Tạo cơ hội cho nhân viên chia sẻ câu chuyện và kinh nghiệm về việc áp dụng giá trị và mục tiêu văn hóa tổ chức vào công việc.
5. Đánh giá và cải thiện
- Đánh giá hiệu quả các chương trình thể hiện văn hóa á tổ chức dựa trên phản hồi và dữ liệu định lượng.
- Tổng kết và rút ra bài học từ các hoạt động và sự kiện để cải thiện và điều chỉnh.
- Liên tục đánh giá và thay đổi văn hóa tổ chức để phản ánh môi trường và mục tiêu kinh doanh của tổ chức.
Xử lý Chấm dứt hợp đồng
1. Xác định lý do chấm dứt hợp đồng
+ Tiến hành cuộc họp và trao đổi với cấp quản lý để xác định lý do chấm dứt hợp đồng của nhân sự.
+ Kiểm tra các điều khoản hợp đồng và quy định liên quan đến việc chấm dứt.
+ Xem xét các tình huống vi phạm hợp đồng (nếu có) và tính công bằng, hợp pháp của quyết định chấm dứt.
2. Thông báo chấm dứt hợp đồng
+ Thông báo chấm dứt hợp đồng một cách trực tiếp và rõ ràng cho nhân viên.
+ Gửi mail thông báo chấm dứt hợp đồng và làm việc với các bên liên quan để xác nhận thông tin.
+ Tuân thủ các quy định pháp luật và quy trình công ty về thông báo chấm dứt.
3. Thực hiện các thủ tục và giấy tờ
+ Hướng dẫn nhân viên về các thủ tục cần thực hiện và giấy tờ cần chuẩn bị sau khi chấm dứt hợp đồng.
+ Tiến hành thu thập và kiểm tra tất cả các tài liệu và giấy tờ liên quan đến việc chấm dứt hợp đồng.
+ Làm việc với các bộ phận liên quan (như Kế toán,…) để hoàn tất các thủ tục thanh lý công việc, tiền lương, và các yếu tố khác.
4. Hỗ trợ nhân viên trong quá trình chấm dứt
+ Cung cấp hỗ trợ và tư vấn cho nhân viên về các tùy chọn tiếp theo sau khi chấm dứt hợp đồng.
+ Đảm bảo tuân thủ các quy định về quyền lợi và bảo vệ cho nhân viên trong quá trình chấm dứt.
5. Quản lý hậu quả và đối phó
+ Theo dõi và quản lý các hậu quả của việc chấm dứt hợp đồng đối với công ty và nhân viên.
+ Xử lý các vấn đề thắc mắc hoặc tranh chấp phát sinh sau khi chấm dứt.
+ Đối phó với mọi tình huống phức tạp hoặc tranh cãi liên quan đến việc chấm dứt hợp đồng.
