Chức Năng – Nhiệm Vụ Bộ Phận Quản Lý Hành Chính

Chức Năng Của Bộ Phận Quản Lý Hành Chính

Quản lý và tổ chức hoạt động hành chính của công ty.

• Lập kế hoạch và triển khai các hoạt động hàng ngày, bao gồm quản lý lịch làm việc, cuộc họp và sự kiện nội bộ.
• Theo dõi và duyệt các yêu cầu và đề xuất từ các bộ phận khác liên quan đến vấn đề hành chính.
• Quản lý và cập nhật các tài liệu và dữ liệu hành chính, bao gồm hồ sơ nhân viên, văn bản công ty, và các dữ liệu quan trọng khác.

Đảm bảo việc duy trì và vận hành hiệu quả các tiện ích và dịch vụ hỗ trợ trong công ty.

• Theo dõi việc sử dụng tiện ích như điện, nước, internet và quản lý chi phí liên quan.
• Lập kế hoạch bảo trì định kỳ và sửa chữa các thiết bị, cơ sở vật chất, và cơ sở hạ tầng để đảm bảo tính ổn định và hiệu quả.
• Quản lý hợp đồng với các nhà cung cấp dịch vụ hỗ trợ như vệ sinh, bảo vệ, và vận tải.

Điều phối các hoạt động hành chính giữa các bộ phận và đảm bảo sự liên kết hiệu quả giữa chúng.

• Tổ chức cuộc họp định kỳ hoặc sự kiện để thúc đẩy sự trao đổi thông tin và hợp tác giữa các bộ phận.
• Thúc đẩy việc chia sẻ thông tin quan trọng và tài liệu liên quan đến hoạt động hành chính, đảm bảo mọi người đều có thông tin cần thiết.
• Điều phối việc sử dụng các nguồn lực hành chính (như nhân viên, tài liệu, và thời gian) để hỗ trợ các hoạt động của các bộ phận khác.

Nhiệm Vụ Của Bộ Phận Quản Lý Hành Chính

Quản lý Văn phòng

1.Quản lý văn phòng phẩm

• Xác định nhu cầu về văn phòng phẩm và tiến hành đặt hàng
• Lập kế hoạch cung cấp và phân phối văn phòng phẩm cho các bộ phận
• Kiểm tra và duy trì lượng tồn kho văn phòng phẩm

2. Bố trí không gian làm việc

• Thiết kế bố trí không gian phù hợp với nhu cầu và hoạt động của các bộ phận
• Xác định vị trí làm việc, phòng họp, khu vực tiếp khách, và các khu vực chung khác

3. Thiết kế môi trường văn phòng

• Xây dựng và thực hiện các thiết kế môi trường văn phòng phù hợp với văn hóa và giá trị của công ty
• Tạo sự thoải mái, thân thiện và thúc đẩy sự sáng tạo trong môi trường văn phòng

4. Duy trì và sửa chữa văn phòng

• Thực hiện duy trì và sửa chữa các thiết bị, trang thiết bị và không gian văn phòng
• Lên lịch bảo dưỡng định kỳ và tiến hành sửa chữa khi cần thiết

5. Quản lý chi phí văn phòng

• Lập kế hoạch và theo dõi ngân sách cho hoạt động quản lý văn phòng
• Đánh giá và tối ưu hóa các chi phí liên quan đến văn phòng
• Tìm kiếm cơ hội tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo chất lượng

6. Hỗ trợ và tư vấn cho nhân viên về môi trường làm việc

• Cung cấp hướng dẫn và hỗ trợ cho nhân viên về cách tận dụng không gian và trang thiết bị văn phòng
• Lắng nghe phản hồi từ nhân viên và điều chỉnh môi trường làm việc khi cần thiết

Quản lý Thiết bị và Tài sản

1.Theo dõi và quản lý thiết bị và tài sản

• Xác định danh sách các thiết bị và tài sản cần quản lý
• Thiết lập hệ thống mã hóa và gắn mã cho từng thiết bị và tài sản<
• Lập kế hoạch kiểm tra và cập nhật thông tin định kỳ

2. Bảo trì và bảo dưỡng thiết bị và tài sản

• Lên lịch bảo dưỡng định kỳ cho các thiết bị và tài sản
• Thực hiện bảo trì định kỳ và kiểm tra tình trạng hoạt động của thiết bị
• Sửa chữa và thay thế các thiết bị hỏng hóc

3. Quản lý sử dụng phần mềm và phần cứng

• Theo dõi việc sử dụng phần mềm và phần cứng trong công ty
• Đảm bảo việc cài đặt và cập nhật phần mềm và phần cứng đúng lịch trình và theo quy định
• Xác định và giám sát sự cần thiết của các giấy phép và bản quyền

4. Tối ưu hóa việc sử dụng thiết bị và tài sản

• Đánh giá hiệu suất sử dụng của các thiết bị và tài sản
• Xác định cách tối ưu hóa việc sử dụng để tiết kiệm chi phí và tăng hiệu suất
• Đề xuất các biện pháp cải thiện và áp dụng các giải pháp tối ưu hóa

5. Đảm bảo tuân thủ quy định về thiết bị và tài sản

• Theo dõi và đảm bảo việc tuân thủ các quy định và chính sách về quản lý và sử dụng thiết bị và tài sản
• Đảm bảo việc tạo và bảo quản các tài liệu và giấy tờ liên quan đến thiết bị và tài sản

6. Điều phối và báo cáo về tình trạng và hiệu suất

• Điều phối việc quản lý thiết bị và tài sản với các bộ phận liên quan
• Lập kế hoạch và thực hiện việc báo cáo định kỳ về tình trạng và hiệu suất sử dụng thiết bị và tài sản

Quản lý Dịch vụ Hỗ trợ

1.Liên lạc và đàm phán với nhà cung cấp dịch vụ

• Xác định các nhà cung cấp dịch vụ hỗ trợ phù hợp với nhu cầu của công ty
• Thiết lập mối quan hệ và liên lạc thường xuyên với nhà cung cấp
• Đàm phán về các điều khoản hợp đồng, giá cả và chất lượng dịch vụ

2. Quản lý dịch vụ vệ sinh

• Lập kế hoạch và theo dõi việc thực hiện dịch vụ vệ sinh định kỳ
• Kiểm tra chất lượng và hiệu suất của dịch vụ vệ sinh
• Đảm bảo sự sạch sẽ và an toàn trong môi trường làm việc

3. Bảo trì và bảo vệ cơ sở vật chất

• Lên kế hoạch và theo dõi việc bảo trì và bảo vệ cơ sở vật chất
• Xác định và giám sát việc thực hiện các biện pháp bảo vệ và an ninh
• Đảm bảo cơ sở vật chất luôn trong tình trạng hoạt động tốt

4. Quản lý dịch vụ vận chuyển

• Thiết lập kế hoạch vận chuyển hàng hóa, nhân viên và khách hàng
• Đảm bảo việc vận chuyển đáp ứng nhu cầu và được thực hiện đúng lịch trình
• Đánh giá và cải thiện hiệu suất dịch vụ vận chuyển

5. Đảm bảo cung cấp đồng phục

• Xác định yêu cầu về đồng phục cho nhân viên và các khu vực trong công ty
• Quản lý quá trình đặt hàng, sản xuất và phân phối đồng ph
• Đảm bảo nhân viên có đồng phục phù hợp và đảm bảo môi trường làm việc chuyên nghiệp

6. Đánh giá và tối ưu hóa dịch vụ hỗ trợ

• Tiến hành đánh giá hiệu suất và chất lượng các dịch vụ hỗ trợ
• Xác định các cơ hội cải thiện và tối ưu hóa dịch vụ
• Thực hiện các biện pháp cải thiện để đảm bảo dịch vụ hoạt động hiệu quả

Quản lý Lưu trữ và Bảo mật Tài liệu

1.Quản lý hệ thống lưu trữ tài liệu

• Xác định cách phân loại, đánh giá và lưu trữ tài liệu theo các danh mục và cấp độ quan trọng
• Thực hiện quy trình chỉ định và kiểm tra việc lưu trữ tài liệu
• Áp dụng hệ thống mã hóa và gắn nhãn cho từng tài liệu

2. Thực hiện chương trình sao lưu 

• Xác định tần suất và phạm vi thực hiện sao lưu dữ liệu
• Sử dụng công cụ sao lưu tự động hoặc thủ công để tạo bản sao dự phòng
• Kiểm tra tính hoàn chỉnh và khả năng khôi phục của các bản sao lưu

3. Bảo mật thông tin và quyền truy cập

• Thực hiện các biện pháp bảo mật vật lý và kỹ thuật để đảm bảo an toàn cho tài liệu
• Quản lý quyền truy cập vào các tài liệu theo nguyên tắc cấp độ và người dùng
• Xác định và áp dụng chính sách bảo mật và quản lý thông tin

4. Đào tạo và nhận thức về bảo mật tài liệu

• Tổ chức các khóa học đào tạo về bảo mật thông tin và quản lý lưu trữ cho nhân viên
• Cung cấp tài liệu hướng dẫn và tài liệu tham khảo về bảo mật tài liệu
• Thực hiện kiểm tra nhận thức và tuân thủ về bảo mật tài liệu

5. Giám sát và đánh giá hiệu suất

• Thực hiện theo dõi và kiểm tra việc thực hiện hệ thống lưu trữ và chương trình sao lưu
• Đánh giá tính hoàn chỉnh và hiệu quả của quy trình lưu trữ và sao lưu
• Áp dụng biện pháp cải thiện dựa trên đánh giá hiệu suất

Quản lý Cơ sở Vật chất

1.Duy trì và bảo quản cơ sở vật chất 

• Xác định lịch trình bảo trì và bảo dưỡng định kỳ cho các cơ sở vật chất
• Thực hiện kiểm tra và sửa chữa các hỏng hóc hoặc tổn hại
• Đảm bảo việc duy trì và bảo quản để đảm bảo an toàn và hiệu suất hoạt động

2. Quản lý sử dụng và bố trí cơ sở vật chất

• Xác định cách sử dụng và bố trí cơ sở vật chất phù hợp với hoạt động của công ty
• Thiết kế và tổ chức không gian làm việc, phòng họp và khu vực chung khác
• Đảm bảo sự thoải mái và tiện nghi trong cơ sở vật chất

3. Quản lý an toàn và bảo mật cơ sở vật chất

• Áp dụng các biện pháp an toàn để đảm bảo an toàn cho nhân viên và tài sản
• Xác định và thực hiện quy trình bảo mật và kiểm soát truy cập vào cơ sở vật chất
• Đào tạo nhân viên về an toàn và bảo mật cơ sở vật chất

4. Tối ưu hóa sử dụng cơ sở vật chất

• Đánh giá hiệu suất và sử dụng của cơ sở vật chất
• Xác định cách tối ưu hóa việc sử dụng để tiết kiệm chi phí và tăng hiệu suất
• Đề xuất các biện pháp cải thiện và áp dụng các giải pháp tối ưu hóa

5. Quản lý chi phí cơ sở vật chất

• Lập kế hoạch và theo dõi ngân sách cho quản lý cơ sở vật chất
• Đánh giá và tối ưu hóa các chi phí liên quan đến cơ sở vật chất
• Tìm kiếm cơ hội tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo chất lượng

6. Giám sát và đánh giá hiệu suất

• Thực hiện theo dõi và kiểm tra việc thực hiện quản lý cơ sở vật chất
• Đánh giá tính hoàn chỉnh và hiệu quả của quy trình quản lý cơ sở vật chất
• Áp dụng biện pháp cải thiện dựa trên đánh giá hiệu suất

Hỗ trợ Nhân viên và Ban lãnh đạo

1.Cung cấp hỗ trợ về văn phòng và hành chính

• Cung cấp thông tin, hướng dẫn và hỗ trợ về các thủ tục hành chính
• Giải quyết các vấn đề và thắc mắc liên quan đến văn phòng và hành chính
• Đảm bảo rằng các yêu cầu và thắc mắc được xử lý một cách nhanh chóng và hiệu quả

2. Hỗ trợ trong việc sắp xếp và tổ chức công việc

• Cung cấp hướng dẫn và hỗ trợ về cách tổ chức lịch làm việc và quản lý thời gian
• Đảm bảo rằng công việc và nhiệm vụ được phân chia và thực hiện một cách có hiệu suất cao

3. Đối ứng với các vấn đề và yêu cầu từ ban lãnh đạo

• • Lắng nghe và hiểu rõ các yêu cầu và mục tiêu của ban lãnh đạo
• Cung cấp thông tin và dữ liệu hỗ trợ cho ban lãnh đạo trong quá trình ra quyết định
• Đảm bảo rằng các yêu cầu và thắc mắc từ ban lãnh đạo được giải quyết đúng thời hạn

4. Hỗ trợ trong việc tổ chức sự kiện và cuộc họp

• Hỗ trợ tổ chức và chuẩn bị các cuộc họp và sự kiện
• Đảm bảo các yêu cầu về vị trí, trang thiết bị và vật phẩm cần thiết được đáp ứng

5. Theo dõi và đảm bảo sự suôn sẻ của cuộc họp và sự kiện

• Thúc đẩy sự giao tiếp và tương tác trong công ty
• Tạo ra môi trường thân thiện và cởi mở để khuyến khích sự giao tiếp
• Hỗ trợ trong việc lập kế hoạch và thực hiện các hoạt động tương tác như họp nhóm, hội thảo
• Đảm bảo rằng thông tin và tin tức quan trọng được chia sẻ và truyền đạt một cách hiệu quả

6. Đào tạo và hướng dẫn về quy trình và chính sách

• Cung cấp đào tạo và hướng dẫn về các quy trình và chính sách hành chính
• Đảm bảo nhân viên và ban lãnh đạo hiểu rõ và tuân thủ đúng các quy định và quy trình
• Thực hiện đánh giá và kiểm tra nhận thức về quy trình và chính sách

Thực hiện Chính sách và Quy định

1.Đảm bảo tuân thủ chính sách và quy định

• Xác định và hiểu rõ các chính sách và quy định liê
• Thực hiện giám sát và kiểm tra tuân thủ của nhân viên và bộ phận
• Đưa ra hướng dẫn và hỗ trợ để đảm bảo tuân thủ đúng các quy định

2. Đề xuất biện pháp cải tiến quy trình hành chính

• Xem xét và phân tích các quy trình hành chính hiện tại
• Đánh giá hiệu suất và xác định các vấn đề và điểm yếu
• Đề xuất các biện pháp cải tiến để tối ưu hóa quy trình hành chính

3. Thực hiện các biện pháp cải tiến

• Áp dụng các biện pháp cải tiến được đề xuất vào quy trình
• Đảm bảo rằng các thay đổi được thực hiện một cách hiệu quả và không gây gián đoạn hoạt động
• Đo lường và đánh giá hiệu suất sau khi thực hiện cải tiến

4. Nâng cao hiệu quả và tiết kiệm chi phí

• Đánh giá hiệu suất và tác động của các biện pháp cải tiến
• Theo dõi và đo lường các chỉ số hiệu suất và tiết kiệm chi phí
• Đưa ra các biện pháp điều chỉnh và cải thiện để đạt được kết quả tốt hơn

5. Đảm bảo việc thực hiện chính sách được hỗ trợ

• Đảm bảo rằng nhân viên được đào tạo và hiểu rõ về các chính sách và quy định
• Cung cấp hỗ trợ và tư vấn khi nhân viên gặp khó khăn trong việc tuân thủ
• Thực hiện kiểm tra và đánh giá việc thực hiện chính sách

Tối ưu hóa Chi phí

1.Đánh giá và phân tích chi phí hiện tại

• Xác định các nguồn chi phí trong các hoạt động hành chính
• Phân tích và đánh giá chi tiết chi phí theo từng lĩnh vực và quy trình
• Đưa ra báo cáo và tổng hợp tổng chi phí hành chính hiện tại

2. Xác định các cơ hội tiết kiệm chi phí

• Tìm kiếm và xác định các cơ hội tiết kiệm chi phí trong các hoạt động hành chính
• Đánh giá khả năng và tác động của các biện pháp tiết kiệm
• Đưa ra các đề xuất và kế hoạch tiết kiệm chi phí

3. Thực hiện các biện pháp tiết kiệm chi phí

• Áp dụng các biện pháp tiết kiệm được đề xuất vào các hoạt động hành chính
• Đảm bảo rằng các biện pháp không ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả của dịch vụ
• Thực hiện theo dõi và đánh giá hiệu suất tiết kiệm

4. Tối ưu hóa quy trình hành chính để tiết kiệm chi phí

• Đánh giá và phân tích các quy trình hành chính hiện tại
• Xác định các bước và phần tử không cần thiết trong quy trình
• Tối ưu hóa và rút ngắn quy trình để tăng cường hiệu quả và tiết kiệm chi phí

5. Đảm bảo chất lượng và hiệu quả

• Đảm bảo rằng các biện pháp tiết kiệm không ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ
• Thực hiện kiểm tra và đánh giá hiệu suất sau khi thực hiện biện pháp tiết kiệm
• Điều chỉnh và cải thiện biện pháp nếu cần thiết

6. Giám sát và đánh giá hiệu suất tiết kiệm

• Theo dõi và đo lường các chỉ số hiệu suất và tiết kiệm chi phí
• So sánh kết quả sau khi thực hiện biện pháp tiết kiệm với mục tiêu đề ra
• Đưa ra các biện pháp điều chỉnh và cải thiện để đạt được kết quả tốt hơn

Hỗ trợ Tổ chức Sự kiện

1. Xác định yêu cầu và mục tiêu sự kiện

• Hợp tác với các bộ phận liên quan để xác định yêu cầu và mục tiêu của sự kiện
• Thu thập thông tin chi tiết về quy mô, thời gian, địa điểm, ngân sách và các yêu cầu khác

2. Lập kế hoạch và thiết kế chương trình

• Phát triển kế hoạch tổ chức sự kiện với lịch trình, chương trình và hoạt động cụ thể
• Thiết kế chương trình dựa trên mục tiêu và đối tượng tham gia

3. Chuẩn bị cơ sở vật chất và trang thiết bị

• Đảm bảo rằng cơ sở vật chất và trang thiết bị cần thiết cho sự kiện được chuẩn bị sẵn sàng
• Liên hệ và đàm phán với các nhà cung cấp dịch vụ để đảm bảo đáp ứng đầy đủ nhu cầu

4. Tư vấn và hỗ trợ trong việc thực hiện sự kiện

• Cung cấp hướng dẫn và tư vấn cho các bộ phận tham gia về việc thực hiện chương trình
• Đảm bảo rằng các hoạt động trong sự kiện được thực hiện suôn sẻ và đáp ứng mục tiêu

5. Quản lý sự kiện trong thời gian diễn ra

• Giám sát và điều phối các hoạt động trong suốt thời gian diễn ra sự kiện
• Giải quyết các vấn đề nảy sinh và thay đổi không mong muốn một cách linh hoạt

6. Đánh giá và làm việc sau sự kiện

• Tiến hành đánh giá và thu thập phản hồi từ người tham gia sự kiện
• Đánh giá hiệu suất và kết quả của sự kiện so với mục tiêu đề ra
• Rút ra bài học và kiến thức để cải thiện các sự kiện tương lai

Định hướng Hành chính

1. Đánh giá tình hình hiện tại của hoạt động hành chính

• Tiến hành đánh giá và phân tích hoạt động hành chính hiện tại của công ty
• Xác định các vấn đề, điểm yếu và cơ hội cải thiện

2. Xác định mục tiêu và kế hoạch cụ thể 

• Đề xuất mục tiêu cụ thể mà hoạt động hành chính cần đạt được
• Xác định các kế hoạch và chương trình để đạt được mục tiêu

3. Phát triển chương trình đào tạo và phát triển

• Xác định các kỹ năng và kiến thức cần thiết cho nhân viên hành chính
• Phát triển chương trình đào tạo và phát triển tương ứng để nâng cao năng lực

4. Đề xuất các biện pháp cải thiện và tối ưu hóa

• Xem xét và đề xuất các biện pháp cải thiện quy trình và phương pháp làm việc
• Đảm bảo rằng các biện pháp cải thiện đề xuất tương ứng với mục tiêu và kế hoạch

5. Triển khai và thực hiện các kế hoạch

• Áp dụng các kế hoạch và chương trình đã đề xuất vào hoạt động hành chính
• Đảm bảo rằng việc triển khai được thực hiện theo đúng lịch trình và kế hoạch

6. Giám sát và đánh giá hiệu suất

• Theo dõi và đo lường hiệu suất của hoạt động hành chính theo các chỉ số và tiêu chí đã đặt ra
• Đánh giá kết quả và điều chỉnh các biện pháp cải thiện nếu cần thiết

7. Đề xuất các cải tiến và điều chỉnh: Dựa trên đánh giá và phản hồi, đề xuất các cải tiến và điều chỉnh để nâng cao hiệu suất và hiệu quả trong hoạt động hành chính

8. Định hướng dài hạn và phát triển tương lai: Xây dựng chiến lược và kế hoạch dài hạn để nâng cao hiệu suất và hiệu quả trong hoạt động hành chính của công ty