Mô Tả Công Việc Chuyên Viên Hành Chính

1. Quản lý Văn bản và Tài liệu

– Xử lý và tổ chức văn bản, tài liệu theo yêu cầu.

– Lưu trữ, phân loại và bảo quản tài liệu quan trọng.

– Quản lý thư từ, Email và thông tin liên lạc của tổ chức.

2. Hỗ trợ hành chính cho Phòng Ban

– Hỗ trợ các hoạt động hành chính của phòng ban như lập kế hoạch, tổ chức sự kiện, đặt phòng họp.

– Theo dõi và đảm bảo hoàn thành các nhiệm vụ hành chính định kỳ.

3. Quản lý chế độ phúc lợi

– Hỗ trợ trong việc triển khai các chương trình phúc lợi như bảo hiểm, nghỉ phép, thưởng.

– Hỗ trợ nhân viên về các vấn đề liên quan đến phúc lợi và chế độ làm việc.

4. Hỗ trợ quản lý cơ cấu tổ chức

– Hỗ trợ cập nhật và duy trì thông tin về cơ cấu tổ chức, danh bạ nhân viên.

– Hỗ trợ trong việc thực hiện các thay đổi liên quan đến cơ cấu tổ chức.

5. Quản lý chấm công và tiền lương

– Theo dõi chấm công của Chuyên viên, tính toán số giờ làm việc, xử lý các trường hợp vắng mặt hoặc đi trễ về sớm.

– Hỗ trợ tính lương, đảm bảo việc trả lương đúng thời gian và đúng mức theo quy định của công ty.

6. Báo cáo, thống kê và thủ tục hành chính

– Tạo báo cáo thống kê về các hoạt động hành chính, số liệu nhân sự.

– Hỗ trợ cung cấp thông tin cho quản lý cấp cao và phòng Nhân sự.

7. Quản lý văn phòng và trang thiết bị

– Đảm bảo văn phòng được duy trì gọn gàng, sạch sẽ và có đủ tài liệu cần thiết.

– Theo dõi và yêu cầu cung cấp trang thiết bị văn phòng cần thiết cho các hoạt động của phòng Nhân sự – Hành chính.

8. Hỗ trợ trong các hoạt động sự kiện và cuộc họp

– Hỗ trợ trong việc tổ chức các cuộc họp và sự kiện liên quan đến nhân sự và hành chính.

– Làm các công việc hậu cần như chuẩn bị tài liệu, ghi chép biên bản, quản lý lịch trình…

9. Tuân thủ pháp luật và quy định

Đảm bảo rằng các hoạt động của phòng Hành chính tuân thủ các quy định và pháp luật liên quan.