Nhiệm vụ - Quyền hạn - Trách nhiệm của Quản lý, Nội bộ
Nhiệm Vụ Của Quản Lý Phòng Nhân Sự Hành Chính
Quản lý và phát triển Chuyên viên
| NHIỆM VỤ CỤ THỂ | CÁC MỤC CẦN THỰC HIỆN | MỤC TIÊU |
| 1. Tuyển dụng Chuyên viên | – Xác định nhu cầu nhân lực; – Tổng hợp mô tả công việc; – Triển khai chiến dịch tuyển dụng; – Lựa chọn ứng viên phù hợp. |
Đảm bảo có đủ nhân lực chất lượng |
| 2. Đào tạo Chuyên viên | – Xác định kỹ năng, kiến thức cần thiết – Thiết kế chương trình đào tạo đa dạng; – Sử dụng các phương pháp đào tạo; – Đánh giá hiệu quả |
Nâng cao năng lực và kỹ năng |
| 3. Phát triển Chuyên viên | – Xây dựng kế hoạch phát triển cá nhân; – Cung cấp hỗ trợ và cơ hội; – Theo dõi và đánh giá quá trình phát triển. |
Phát triển nghề nghiệp và kỹ năng lãnh đạo |
| 4. Theo dõi và đánh giá hiệu suất | – Thực hiện đánh giá hiệu suất làm việc của chuyên viên định kỳ; – Sử dụng tiêu chí và chuẩn mực cụ thể; – Cung cấp phản hồi xây dựng. |
Đo lường và cải thiện hiệu suất |
| 5. Liên kết với bộ phận liên quan | – Hợp tác chặt chẽ với các bộ phận – Tương tác với Chuyên viên |
Đảm bảo hiệu quả trong quản lý và phát triển |
Quản lý lương và chế độ phúc lợi
| NHIỆM VỤ CỤ THỂ | CÁC MỤC CẦN THỰC HIỆN | MỤC TIÊU |
| Xây dựng hệ thống lương công bằng | – Nghiên cứu thị trường về mức lương – Xây dựng bảng lương và thang bậc – Đảm bảo bình đẳng giới và rõ ràng |
Đảm bảo công bằng trong việc trả lương |
| Thiết lập chế độ phúc lợi hấp dẫn | – Phân tích và xác định chế độ phúc lợi (bảo hiểm, nghỉ phép,..) – So sánh với các doanh nghiệp cùng ngành – Tùy chỉnh theo phản hồi từ nhân viên |
Tạo điều kiện thuận lợi để giữ chân nhân viên |
| Quản lý chương trình thưởng | – Thiết kế các chương trình thưởng khen thưởng và thúc đẩy – Đảm bảo minh bạch và công bằng – Đánh giá hiệu suất và cống hiến |
Khích lệ hiệu suất làm việc và tạo động viên |
| Hỗ trợ về lương và phúc lợi | – Cung cấp thông tin liên quan đến lương và chế độ phúc lợi – Xử lý thắc mắc và yêu cầu từ nhân viên |
Đảm bảo sự hài lòng và hiểu biết về lương và phúc lợi |
| Theo dõi và đánh giá hiệu suất | – Đánh giá tính hiệu quả của hệ thống lương và chế độ phúc lợi – Thu thập phản hồi từ nhân viên – Điều chỉnh khi cần thiết |
Đảm bảo sự hài lòng và tối ưu hóa lợi ích cho nhân viên |
Xây dựng và duy trì chính sách nhân sự
| NHIỆM VỤ CỤ THỂ | CÁC MỤC CẦN THỰC HIỆN | MỤC TIÊU |
| Phát triển chính sách nhân sự | – Tìm hiểu và nắm bắt nhu cầu, mong muốn của nhân viên – Xác định các lĩnh vực cần có trong chính sách – Soạn thảo, xem xét và phê duyệt chính sách |
Tạo ra khung chính sách nhân sự toàn diện và phù hợp |
| Duy trì và cập nhật chính sách nhân sự | – Theo dõi các thay đổi trong môi trường kinh doanh và pháp luật. – Đánh giá và cập nhật chính sách theo cần thiết. – Thông báo và hướng dẫn nhân viên về chính sách. |
Đảm bảo tính hiện đại và tuân thủ pháp luật của chính sách |
| Quản lý chính sách về Chuyên viên | – Tổng hợp mô tả công việc và yêu cầu cho các vị trí Chuyên viên dựa trên yêu cầu của các phòng/bộ phận – Điều chỉnh chính sách theo phản hồi từ Chuyên viên |
Đảm bảo nhân viên hiểu rõ về vai trò và kỳ vọng công việc |
| Xây dựng chính sách đào tạo | – Xác định nhu cầu đào tạo của công ty và cá nhân – Thiết lập các chương trình đào tạo phù hợp – Đánh giá và cải thiện chương trình đào tạo |
Nâng cao năng lực và hiệu suất của nhân viên |
| Quản lý chính sách phúc lợi | – Xác định các yếu tố cần bao gồm trong chế độ phúc lợi – Đảm bảo tính hấp dẫn và cân đối của chế độ phúc lợi |
Tạo điều kiện thuận lợi để giữ chân nhân viên |
| Xây dựng chính sách nghỉ phép | – Xác định quy định về nghỉ phép theo pháp luật và chính sách công ty – Đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong quy trình nghỉ phép |
Đảm bảo quản lý hiệu quả và thoải mái trong việc nghỉ phép |
| Quản lý quy trình quản lý hiệu suất | – Có mục tiêu rõ ràng và đo lường hiệu suất – Thực hiện đánh giá hiệu suất định kỳ và phản hồi xây dựng – Đề xuất cải tiến và phát triển dựa trên kết quả đánh giá |
Đảm bảo nhân viên hoạt động hiệu quả và phát triển bản thân |
| Duy trì và cải tiến chính sách nhân sự | – Theo dõi hiệu quả của chính sách nhân sự – Tổ chức họp và thu thập phản hồi từ nhân viên – Đề xuất cải tiến và thay đổi chính sách khi cần thiết |
Liên tục cải thiện và đáp ứng nhu cầu thay đổi của nhân viên |
Đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật lao động
| NHIỆM VỤ CỤ THỂ | CÁC MỤC CẦN THỰC HIỆN | MỤC TIÊU |
| Đảm bảo tuân thủ quy định tuyển dụng | – Xây dựng chương trình tuyển dụng chuẩn. – Thực hiện phỏng vấn và lựa chọn ứng viên theo quy định. – Kiểm tra hồ sơ và giấy tờ tuyển dụng. |
Đảm bảo tuyển dụng hợp pháp và công bằng |
| Quản lý tuân thủ quy định làm việc | – Xây dựng lịch làm việc, giờ làm và nghỉ giữa các ca – Đảm bảo việc làm trong môi trường an toàn – Giám sát thực hiện quy định về làm thêm giờ |
Bảo đảm nhân viên làm việc theo quy định |
| Đảm bảo quy định về lương và thù lao | – Thực hiện việc trả lương theo thời gian và quy định – Đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc trả lương |
Đảm bảo tính công bằng và tuân thủ quy định pháp luật |
| Quản lý tuân thủ chế độ nghỉ phép | – Thực hiện ghi nhận và quản lý nghỉ phép của nhân viên – Đảm bảo quy định về nghỉ phép và giấy tờ liên quan |
Bảo đảm quyền lợi và nghỉ ngơi hợp pháp cho nhân viên |
| Quản lý quy trình chấm dứt hợp đồng lao động | – Xây dựng quy trình chấm dứt hợp đồng lao động theo pháp luật – Đảm bảo việc chấm dứt hợp đồng tuân theo quy định |
Đảm bảo chấm dứt hợp đồng hợp pháp và công bằng |
| Duy trì và cập nhật chính sách tuân thủ lao động | – Theo dõi và cập nhật các thay đổi trong pháp luật lao động – Xem xét và cập nhật chính sách tuân thủ theo cần thiết |
Bảo đảm sự tuân thủ liên tục và hợp pháp |
Quản lý các vấn đề Chuyên viên
| NHIỆM VỤ CỤ THỂ | CÁC MỤC CẦN THỰC HIỆN | MỤC TIÊU |
| Giải quyết khiếu nại và mâu thuẫn | – Lắng nghe và hiểu rõ vấn đề của các bên liên quan – Tổ chức cuộc họp để thảo luận và tìm kiếm giải pháp – Đưa ra quyết định và hành động phù hợp |
Giải quyết mâu thuẫn một cách xây dựng và công bằng |
| Xử lý vấn đề hiệu suất lao động | – Đặt ra mục tiêu rõ ràng và yêu cầu hiệu suất cụ thể – Thực hiện đánh giá hiệu suất và phân tích nguyên nhân – Phát triển kế hoạch cải thiện hiệu suất |
Nâng cao hiệu suất làm việc và đóng góp của nhân viên |
| Hỗ trợ và tư vấn Chuyên viên | – Tạo môi trường an toàn để nhân viên nêu rõ vấn đề cần được hỗ trợ. – Cung cấp hỗ trợ tư vấn và hướng dẫn về giải pháp – Theo dõi quá trình giải quyết và đảm bảo thực hiện |
Đảm bảo sự hài lòng và đáp ứng nhu cầu của nhân viên |
| Quản lý vấn đề liên quan đến sức khỏe và tinh thần | – Xây dựng môi trường làm việc tốt cho sức khỏe tinh thần – Cung cấp chương trình hỗ trợ tâm lý và sức khỏe – Đối phó với tình huống khẩn cấp liên quan đến sức khỏe |
Bảo đảm sức khỏe và tinh thần tốt cho nhân viên |
| Duy trì hồ sơ và ghi chép vấn đề | – Ghi chép chi tiết về các vấn đề và quá trình giải quyết – Duy trì hồ sơ liên quan đến vấn đề và tương tác với các bên liên quan |
Duy trì thông tin chính xác và minh bạch về các vấn đề |
| Đánh giá và cải tiến quy trình quản lý vấn đề | – Đánh giá hiệu quả của quy trình giải quyết vấn đề – Thu thập phản hồi từ các bên liên quan – Đề xuất cải tiến và điều chỉnh quy trình khi cần thiết |
Tối ưu hóa quy trình giải quyết và phòng ngừa vấn đề |
Quản lý hồ sơ Chuyên viên và thông tin Chuyên viên
| NHIỆM VỤ CỤ THỂ | CÁC MỤC CẦN THỰC HIỆN | MỤC TIÊU |
| Quản lý hồ sơ Chuyên viên | – Xây dựng và duy trì hệ thống lưu trữ hồ sơ Chuyên viên – Phân loại và lưu giữ hồ sơ theo danh mục – Thực hiện kiểm tra bảo mật và sao lưu định kỳ |
Đảm bảo hồ sơ được quản lý chính xác và an toàn |
| Bảo mật thông tin Chuyên viên | – Thiết lập quyền truy cập hồ sơ và thông tin riêng tư – Đảm bảo bảo mật và mã hóa thông tin nhạy cảm – Giám sát việc truy cập và sử dụng thông tin |
Bảo vệ thông tin cá nhân và đảm bảo tính riêng tư |
| Cập nhật thông tin Chuyên viên | – Thông báo và thu thập thông tin cập nhật từ Chuyên viên – Cập nhật thông tin liên quan đến công việc và kỹ năng – Xem xét và cập nhật thông tin định kỳ |
Đảm bảo thông tin Chuyên viên luôn được cập nhật |
| Cung cấp thông tin cho bộ phận nhân sự | – Xây dựng cơ sở dữ liệu chia sẻ thông tin Chuyên viên – Cung cấp thông tin cần thiết cho các quyết định nhân sự – Đảm bảo tính chính xác và cập nhật của thông tin |
Hỗ trợ quyết định nhân sự dựa trên thông tin đáng tin cậy |
| Quản lý quyền truy cập thông tin Chuyên viên | – Xác định và quản lý quyền truy cập vào hồ sơ và thông tin – Đảm bảo người dùng chỉ có quyền truy cập theo nhu cầu công việc – Theo dõi và kiểm tra việc truy cập thông tin |
Đảm bảo tính bảo mật và truy cập hợp pháp của thông tin |
Tối ưu hóa quy trình hành chính
| NHIỆM VỤ CỤ THỂ | CÁC MỤC CẦN THỰC HIỆN | MỤC TIÊU |
| Định danh và đánh giá quy trình hành chính | – Xác định các quy trình hành chính đang tồn tại – Tiến hành đánh giá hiệu suất, thời gian và chi phí của từng quy trình |
Hiểu rõ và xác định điểm yếu của quy trình hành chính |
| Xác định các vấn đề và cơ hội tối ưu | – Phân tích dữ liệu để xác định các vấn đề và cơ hội tối ưu – Xem xét phản hồi từ nhân viên về các vấn đề trong quy trình |
Tìm ra các cách cải thiện và tối ưu hóa quy trình |
| Thiết kế và triển khai quy trình tối ưu | – Xây dựng kế hoạch thiết kế và triển khai quy trình mới – Thử nghiệm và điều chỉnh quy trình trước khi triển khai |
Tạo ra quy trình mới có hiệu suất và hiệu quả cao |
| Đào tạo và hướng dẫn nhân viên | – Đào tạo nhân viên về quy trình mới – Cung cấp hướng dẫn và tài liệu hỗ trợ cho nhân viên – Theo dõi và hỗ trợ trong quá trình thay đổi |
Đảm bảo nhân viên hiểu rõ và thực hiện quy trình tối ưu |
| Theo dõi và đánh giá hiệu suất quy trình | – Đặt ra các tiêu chí và chỉ số đo lường hiệu suất – Thực hiện đánh giá định kỳ và so sánh với kết quả trước đây |
Đo lường và cải thiện liên tục hiệu suất quy trình |
| Tổ chức họp để thảo luận và đánh giá | – Tổ chức cuộc họp để thảo luận về hiệu suất quy trình mới – Thu thập ý kiến và phản hồi từ các bên liên quan |
Đảm bảo tính phù hợp và cải thiện dựa trên ý kiến đóng góp |
| Cập nhật và duy trì quy trình tối ưu | – Thực hiện việc cập nhật và điều chỉnh quy trình theo cần thiết – Duy trì thông tin và tài liệu hướng dẫn cho quy trình |
Bảo đảm tính hiệu quả và cập nhật của quy trình tối ưu |
Thúc đẩy văn hóa công ty
| NHIỆM VỤ CỤ THỂ | CÁC MỤC CẦN THỰC HIỆN | MỤC TIÊU |
| Xác định giá trị và mục tiêu văn hóa công ty | – Xây dựng và xác định rõ ràng các giá trị và mục tiêu văn hóa công ty – Thảo luận và tương tác với nhân viên để đảm bảo sự hiểu biết và ủng hộ |
Xác định một bộ giá trị và mục tiêu phản ánh tinh thần và mục đích của công ty |
| Thúc đẩy giá trị và mục tiêu văn hóa công ty | – Đảm bảo rằng giá trị và mục tiêu được thể hiện trong các quyết định và hành động của lãnh đạo và nhân viên – Xây dựng chương trình đào tạo văn hóa công ty |
Tạo ra môi trường làm việc thúc đẩy giá trị và mục tiêu văn hóa |
| Duy trì và thúc đẩy thông điệp văn hóa công ty | – Sử dụng các kênh truyền thông nội bộ để thúc đẩy thông điệp văn hóa công ty – Tổ chức sự kiện và hoạt động liên quan đến văn hóa công ty |
Đảm bảo thông điệp văn hóa được truyền tải một cách liên tục và sâu sắc |
| Quản lý ví dụ và thúc đẩy hành vi đúng với văn hóa công ty | – Lãnh đạo và quản lý là ví dụ mẫu trong việc thể hiện và sống theo giá trị và mục tiêu văn hóa công ty – Đảm bảo rằng hành vi và quyết định đều phản ánh văn hóa công ty |
Tạo ra sự nhất quán giữa lãnh đạo và nhân viên trong việc thể hiện văn hóa công ty |
| Điều chỉnh và tương tác để thúc đẩy văn hóa | – Theo dõi phản hồi từ nhân viên và đánh giá tình hình thực hiện văn hóa công ty – Tổ chức họp và tương tác để thảo luận và điều chỉnh văn hóa |
Liên tục tối ưu hóa văn hóa công ty theo phản hồi và tình hình thực tế |
Tương tác với các bộ phận khác
| NHIỆM VỤ CỤ THỂ | CÁC MỤC CẦN THỰC HIỆN | MỤC TIÊU |
| Xác định các bộ phận liên quan | – Xác định các bộ phận và chức năng liên quan đến hoạt động nhân sự và hành chính – Thảo luận với đại diện từ các bộ phận để hiểu về mục tiêu và yêu cầu |
Xác định các bộ phận cần tương tác để đảm bảo tích hợp |
| Thiết lập cơ chế liên kết và giao tiếp | – Xây dựng cơ chế giao tiếp thường xuyên giữa các bộ phận – Thiết lập các cuộc họp liên phòng ban để thảo luận và cập nhật thông tin |
Đảm bảo thông tin và tương tác liên bộ phận hiệu quả |
| Hợp tác trong quy trình và dự án chung | – Tham gia và hỗ trợ trong các dự án và quy trình chung với các bộ phận khác – Xây dựng kế hoạch hợp tác và phân công nhiệm vụ cụ thể |
Tích hợp và thực hiện hoạt động nhân sự và hành chính một cách phù hợp |
| Đồng thuận và thảo luận về quyết định chung | – Thực hiện họp định kỳ giữa các bộ phận để thảo luận và đưa ra quyết định chung – Lắng nghe ý kiến từ các bên liên quan và định hình quyết định |
– Đảm bảo quyết định liên quan đến hoạt động nhân sự và hành chính được thảo luận và đồng thuận |
| Chia sẻ thông tin và tài liệu | – Xây dựng cơ sở dữ liệu chia sẻ thông tin liên quan đến hoạt động nhân sự và hành chính – Cung cấp tài liệu hướng dẫn và tài liệu hỗ trợ cho các bộ phận liên quan |
Đảm bảo thông tin và tài liệu cần thiết được chia sẻ một cách hiệu quả |
| Đánh giá và cải thiện hiệu suất tương tác | – Định ra các chỉ số đo lường hiệu suất tương tác – Thực hiện đánh giá định kỳ về hiệu suất tương tác và lấy ý kiến phản hồi từ các bộ phận |
– Tối ưu hóa hiệu suất tương tác và cải thiện liên tục |
Báo cáo và phân tích
| NHIỆM VỤ CỤ THỂ | CÁC MỤC CẦN THỰC HIỆN | MỤC TIÊU |
| Xác định dữ liệu cần báo cáo và phân tích | – Xác định các chỉ số, dữ liệu và thông tin cần báo cáo và phân tích – Định rõ mục tiêu và yêu cầu của báo cáo và phân tích |
Xác định dữ liệu quan trọng để theo dõi và phân tích |
| Thu thập và tổng hợp dữ liệu | – Thu thập dữ liệu từ các nguồn khác nhau trong công ty – Tổng hợp và chuẩn hóa dữ liệu để đảm bảo tính nhất quán |
Có dữ liệu đầy đủ và chính xác để thực hiện báo cáo và phân tích |
| Thực hiện báo cáo định kỳ | – Xây dựng mẫu báo cáo với các chỉ số và thông tin quan trọng – Thực hiện báo cáo định kỳ theo lịch trình đã định |
Cung cấp thông tin nhân sự và hành chính định kỳ và chính xác |
| Phân tích dữ liệu và xu hướng | – Sử dụng các phương pháp phân tích thống kê và dữ liệu để đánh giá hiệu suất và xu hướng – Xác định điểm mạnh và điểm yếu trong quy trình và chiến lược nhân sự |
Đưa ra những thông tin phân tích cụ thể và chiến lược cải thiện |
| Đưa ra đề xuất và kế hoạch cải thiện | – Dựa trên kết quả phân tích, đề xuất các biện pháp cải thiện và kế hoạch thực hiện – Xây dựng kế hoạch triển khai các thay đổi |
Xác định các biện pháp cải thiện và kế hoạch thực hiện |
| Lập báo cáo tổng hợp về hiệu suất và cải thiện | – Tổng hợp kết quả phân tích và biện pháp cải thiện vào báo cáo tổng hợp – Đưa ra các số liệu và thông tin cụ thể về hiệu suất và tiến độ cải thiện |
– Cung cấp báo cáo tổng hợp về tình hình hiện tại và kế hoạch cải thiện |
| Trình bày báo cáo và đề xuất cho cấp quản lý cao | – Trình bày báo cáo và đề xuất cải thiện trước cấp quản lý cao hơn – Thảo luận và định hình quyết định dựa trên thông tin báo cáo |
Đảm bảo sự hiểu biết và ủng hộ từ cấp quản lý cao hơn |
